Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server

Sind Ihre E-Mails sicher und gesetzeskonform archiviert?

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In Zeiten eines schnelllebigen Internet- und E-Mail-Verkehrs, teilweise bereits papierloser Geschäftsabwicklungen, für die alle Formen von rechtskonformen Unterlagen nötig sind, gibt es sie schon lange: Die Aufbewahrungspflicht.

Auch in Österreich sind Unternehmen verpflichtet E-Mails zu archivieren. Die BAO verlangt die "inhaltsgleiche, vollständige und geordnete" Aufbewahrung.

 

Die rechtlichen Anforderungen in Österreich werden in folgenden Gesetzen geregelt:

  • Bundesabgabenverordnung (BAO)
  • Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie in dem Aktien- und GmbH-Gesetz
  • Umsatzsteuergesetz (UStG) – bei umsatzsteuerrelevanten Belegen

(Weitere Informationen gibt es hier)

Nach österreichischem Recht ergeben sich nach der Bundesabgabenordnung  folgende Aufbewahrungsfristen: Grundsätzlich müssen Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre archiviert werden. Bei steuerrechtlich relevanter Geschäftskorrespondenz ist eine Frist von bis zu sieben Jahren zu beachten.

Für alle Unterlagen wie zB Rechnungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge besteht nicht nur in Papierform, sondern auch als E-Mails eine Aufbewahrungspflicht. Sogar für die E-Mail-Anlagen, sollte Ein Geschäftsfall nur mit diesen verständlich oder vollständig sein.

Hier finden Sie weitere Details zum BAO-Gesetz und zur Führung der Bücher.


Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Sicherheit

Rechtliche Anforderungen erfüllen

  • vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert
  • Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen in Deutschland/Österreich/Schweiz
  • Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben durch zertifizierten MailStore Server (IDW PS 880) möglich

E-Mails als Beweis nutzen

  • im Rahmen von Gerichtsprozessen

e-Discovery

  • Archiv-Suche im gesamten E-Mail-Bestand eines Unternehmens
  • Auditor-Zugriff für externe Prüfer

Schutz vor Datenverlusten

100% vollständige Archivierung

  • Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang (vor Zustellung an die Anwender)
  • Archivierung bestehender E-Mails in einem Schritt

Unabhängigkeit von PST Dateien

  • Zentrale Archivierung aller PST-Dateien (Kontakte und E-Mail-Informationen in Outlook)

Storage-Anforderungen reduzieren

Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server

  • Regelbasierte Löschung der E-Mails nach der Archivierung vom E-Mail-Server (stehen jedoch den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung)

Speicherplatz einsparen

  • Komprimierung der Daten
  • Daten im Archiv belegen 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server (durch Single-Instance-Sicherung bzw. De-Duplizierung = Reduzierung der Datenmenge von mehreren Dokumenten mit fast gleichem Inhalt auf eine Ebene)

Einen detaillierten Leitfaden als Erklärung zum Paragraphendschungel und Übersicht aller Vorteile
können Sie hier downloaden.

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